RGPD en tant que bailleur —ce à quoi vous devez vraiment faire attention

Pourquoi vous aussi êtes soumis au RGPD

Dès lors qu'en tant que bailleur vous traitez des données de locataires, de candidats ou d'autres personnes physiques — c'est-à-dire stockez, transmettez, supprimez ou analysez —, le RGPD s'applique. Une simple liste Excel avec les adresses des locataires + leur date de naissance fait de vous un responsable au sens de l'Art. 4 No. 7 RGPD.

La surveillance est assurée par l'autorité régionale de protection des données de votre Land. Des amendes jusqu'à 20 M€ ou 4 % du chiffre d'affaires annuel sont possibles — dans le contexte d'un bailleur, on est réalistement entre 1 000 et 25 000 € par infraction.

Les 5 obligations les plus importantes

1. Obligation d'information (Art. 13/14 RGPD)

Lors du premier contact avec le locataire (demande d'un candidat, bail, fiche de renseignements) vous devez informer sur :

• Qui vous êtes (nom, adresse, contact)
• Quelles données vous collectez (nom, adresse, IBAN, profession, revenu)
• Pourquoi (gestion du bail, solvabilité, relances)
• Combien de temps vous les conservez (10 ans après la fin du bail)
• Quels droits le locataire a (accès, rectification, effacement, réclamation)

Mise en œuvre pratique : une notice de confidentialité au format A4 en annexe du bail. Un modèle standard est disponible gratuitement.

2. Registre des traitements (Art. 30 RGPD)

Obligatoire pour tout bailleur, quelle que soit sa taille. Une liste de toutes les activités de traitement : « gestion des données des locataires », « traitement des paiements de loyer », « établissement du décompte de charges », etc. Par activité : finalité, catégories de données, destinataires, délais de suppression.

3. Obligations de suppression (Art. 17 RGPD)

Dès que la finalité disparaît, les données doivent être supprimées. Délais standard :

• Candidats sans contrat : 6 mois (preuve en cas d'infraction à l'AGG)
• Baux résiliés : 10 ans (conservation fiscale)
• Relances/recouvrement : 30 ans (prescription des créances pécuniaires)
• Attestation du bailleur : 2 ans

Attention : une fois le délai écoulé, vous DEVEZ supprimer les données, vous n'en avez pas seulement le droit.

4. Droit d'accès (Art. 15 RGPD)

Si un locataire (même ancien) demande : « Quelles données détenez-vous sur moi ? » — vous devez fournir une réponse complète sous 1 mois. Y compris toutes les données stockées, finalités, destinataires et délais de suppression.

5. Contrats de sous-traitance (Art. 28 RGPD)

Si vous utilisez des services qui traitent des données de locataires (logiciels cloud, expert-comptable, entreprise de conciergerie, fournisseur de messagerie) — il vous faut des contrats de sous-traitance.

Les 7 erreurs les plus fréquentes

• Fiche de renseignements du locataire sur une photo WhatsApp non sécurisée
• Données de locataire dans un e-mail non chiffré (p. ex. au conseiller fiscal)
• Demande Schufa sans le consentement du locataire (interdite à la suite de l'arrêt du Cour de cassation de 2024)
• Transmission des données de solvabilité à de nouveaux bailleurs (interdit)
• Anciennes données de locataires non supprimées (p. ex. fichier Excel de 2018)
• Publicité auprès d'anciens locataires sans consentement
• Photos de locataires sur le site web du bailleur sans accord

Comment Rentprime vous aide

Rentprime est Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO mis en place : contrat de sous-traitance (AVV) numérique en 2 minutes, données principales et des locataires chiffrées dans l'UE (base de données applicative Stockholm/Suède, compute Francfort et Stockholm ; hébergeurs ISO-27001) ; fonctions d'IA ainsi qu'hébergement frontend/API notamment via Vercel, Fly.io, Supabase, Cloudflare, Resend, Postmark, Twilio, Anthropic, Google (USA), sécurisés par DPF/SCC, suggestions de suppression automatiques à la fin du bail, export complet des données pour les demandes d'accès (module d'export RGPD + Loi Informatique et Libertés).

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