RGPD + Loi Informatique et Libertés als Vermieter — worauf du wirklich achten musst

Warum auch du RGPD + Loi Informatique et Libertés-pflichtig bist

Sobald du als Vermieter Daten von Mietern, Interessenten oder anderen natürlichen Personen verarbeitest — also speicherst, weitergibst, löschst oder analysierst —, greift die RGPD + Loi Informatique et Libertés. Schon eine Excel-Liste mit Mieter-Adressen + Geburtsdatum macht dich zum Verantwortlichen i.S.v. Art. 4 Nr. 7 RGPD + Loi Informatique et Libertés.

Die Aufsicht übernimmt die Landesdatenschutz­behörde deines Bundeslands. Bußgelder bis 20 Mio € oder 4% des Jahresumsatzes möglich — im Vermieter-Kontext realistisch bei 1.000–25.000 € pro Verstoß.

Die 5 wichtigsten Pflichten

1. Informationspflicht (Art. 13/14 RGPD + Loi Informatique et Libertés)

Bei Erstkontakt mit dem Mieter (Interessenten-Anfrage, Mietvertrag, Selbstauskunft) musst du informieren über:

• Wer du bist (Name, Anschrift, Kontakt)
• Welche Daten du erhebst (Name, Adresse, IBAN, Beruf, Einkommen)
• Warum (Mietvertragsabwicklung, Bonität, Mahnwesen)
• Wie lange du sie speicherst (10 Jahre nach Mietvertragsende)
• Welche Rechte der Mieter hat (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Beschwerde)

Praktische Umsetzung: ein A4-Datenschutzhinweis als Anhang zum Mietvertrag. Standard-Vorlage gibt es kostenlos.

2. Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30 RGPD + Loi Informatique et Libertés)

Pflicht für jeden Vermieter, unabhängig von Größe. Eine Liste mit allen Verarbeitungstätigkeiten: "Mieterdaten-Verwaltung", "Mietzahlungs-Verarbeitung", "NKA-Erstellung", etc. Pro Tätigkeit: Zweck, Datenkategorien, Empfänger, Löschfristen.

3. Löschpflichten (Art. 17 RGPD + Loi Informatique et Libertés)

Sobald der Zweck wegfällt, müssen Daten gelöscht werden. Standardfristen:

• Interessenten ohne Vertrag: 6 Monate (Beweisführung bei AGG-Verstößen)
• Beendete Mietverhältnisse: 10 Jahre (steuerliche Aufbewahrung)
• Mahnungen/Inkasso: 30 Jahre (Verjährung Geldforderungen)
• Wohnungsgeberbestätigung: 2 Jahre

Achtung: nach Ablauf MUSST du löschen, nicht nur darfst.

4. Auskunftsrecht (Art. 15 RGPD + Loi Informatique et Libertés)

Wenn ein (auch ehemaliger) Mieter fragt: "Welche Daten habt ihr von mir?" — musst du binnen 1 Monat eine vollständige Antwort geben. Inklusive aller gespeicherten Daten, Zwecke, Empfänger, Löschfristen.

5. Auftragsverarbeitungsverträge (Art. 28 RGPD + Loi Informatique et Libertés)

Wenn du Dienste nutzt, die Mieterdaten verarbeiten (Cloud-Software, Steuerberater, Hausmeister-Firma, Email-Anbieter) — brauchst du AVV-Verträge.

Die 7 häufigsten Fehler

• Mieter-Selbstauskunft auf einem WhatsApp-Foto ungesichert
• Mieterdaten in unverschlüsselter Email (z.B. an Steuerberater)
• Schufa-Anfrage ohne Mieter-Einwilligung (verbieten nach Cour de cassation-Urteil 2024)
• Bonität-Daten an neue Vermieter weitergeben (verboten)
• Alte Mieterdaten nicht gelöscht (z.B. Excel von 2018)
• Werbung an Ex-Mieter ohne Einwilligung
• Mieter-Fotos auf Vermieter-Webseite ohne Zustimmung

Wie Rentprime dir hilft

Rentprime ist als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO aufgesetzt: AVV-Vertrag binnen 2 Minuten digital, Kern- und Mieterdaten verschlüsselt in der EU (Frankfurt-RZ, ISO-27001-Hoster); KI-Funktionen über Anthropic/Google (USA), DPF-/SCC-abgesichert, automatische Löschvorschläge bei Mietvertragsende, vollständiger Datenexport für Auskunftsersuchen (RGPD + Loi Informatique et Libertés-Export-Modul).

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