Reçus Conserver 10 ans — Conforme à la CGI Art. L102B et numérique, plutôt que des classeurs.
L'administration fiscale exige : conserver toutes les factures, baux et décomptes pendant 10 ans de manière inaltérable. Nous montrons comment le faire numériquement et conformément aux CGI Art. L102B — sans armoire à dossiers à la cave, avec un export en 1 clic lors d'un contrôle fiscal.
Que faut-il conserver ?
En tant que bailleur, vous êtes, sur le plan fiscal, un entrepreneur au sens du §238 HGB. Cela signifie : CGI Art. L102B + CGI Art. L102B vous obligent à la conservation pendant 10 ans de tous les justificatifs pertinents pour l'activité :
- Baux (originaux + tous les avenants)
- Décomptes de charges + justificatifs sous-jacents (fioul, électricité, eau, gardien)
- Justificatifs de paiement du loyer (relevés bancaires, quittances)
- Relances, lettres de recouvrement, actions en expulsion
- Procès-verbaux de remise (entrée + sortie des lieux)
- Factures de réparation + justificatifs d'artisans
- Polices d'assurance + modifications de police
- Correspondance pertinente sur le plan fiscal (administration fiscale, conseiller fiscal)
- Attestations du bailleur
À noter : le délai de 10 ans commence à la fin de l'année civile au cours de laquelle le justificatif a été créé. Un justificatif de 2026 doit donc être conservé jusqu'au 31/12/2036.
Ce que la CGI Art. L102B exige concrètement
Les « principes de tenue et de conservation régulières des livres, enregistrements et documents sous forme électronique ainsi que d'accès aux données » (en abrégé CGI Art. L102B) exigent :
- Inaltérabilité — un justificatif une fois archivé ne peut plus être modifié
- Exhaustivité — tous les justificatifs pertinents doivent être saisis
- Traçabilité — qui a ajouté/modifié quoi et quand ?
- Exploitabilité par machine — lors d'un contrôle fiscal, l'administration doit pouvoir effectuer des recherches
- Sicher gegen Verlust — Backup-Konzept zwingend
Archives papier vs numérique — comparaison
| Aspekt | Aktenordner (analog) | Digital (Cloud) |
|---|---|---|
| Platzbedarf | 4-6 Ordner pro Wohnung/Jahr | Null physisch |
| Suchen | 5-30 Minuten | 5 Sekunden (Volltext-Suche) |
| Risiko Verlust | hoch (Feuer, Wasser, Umzug) | niedrig (Cloud-Backup) |
| Export contrôle fiscal | Tage / Wochen | 1 Klick ZIP-Download |
Archivage numérique conforme à la CGI Art. L102B — comment bien faire
Étape 1 : saisie. À la réception d'un justificatif : photo avec le téléphone + génération d'un hachage (SHA-256). Le hachage est la trace probante qu'aucune modification n'a eu lieu.
Étape 2 : classification. Quel type de justificatif ? Quel bien ? Quel locataire ? Quel exercice fiscal ? L'IA aide automatiquement.
Étape 3 : conservation. Au moins 2 sauvegardes cloud (p. ex. fournisseur principal + mise en miroir automatique). Chiffrement AES-256 au repos.
Étape 4 : journal d'audit. Chaque action (téléversement, consultation, téléchargement) est journalisée avec date, utilisateur et hachage. Preuve de l'inaltérabilité.
Étape 5 : export. En cas de demande de contrôle fiscal : tous les justificatifs pertinents en quelques minutes sous forme d'export ZIP structuré.
Ce que vous risquez en cas de manquement
- Estimations au lieu des frais déductibles — l'administration fiscale applique une valeur estimée, généralement inférieure à la réalité
- Retard du remboursement d'impôt — en cas de justificatifs manquants, des recouvrements sont possibles
- Amende en cas de négligence intentionnelle — jusqu'à 25 000 € (§379 AO)
- Dans les cas extrêmes : soupçon de fraude fiscale (§370 du Code des impôts allemand) en cas de destruction systématique des justificatifs
Comment Rentprime vous aide
Rentprime archive tous les justificatifs conformes à la CGI Art. L102B : hachage SHA-256 à l'envoi, journal d'audit complet avec date/utilisateur/action, conservation automatique de 10 ans (aucune suppression manuelle possible), export ZIP structuré en 1 clic. En cas de contrôle fiscal, vous pouvez fournir immédiatement à l'administration fiscale un export complet — trié par année, bien et type de charge.
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