Datenschutzerklärung

Stand: Mai 2026 · Version 1.0 · RGPD + Loi Informatique et Libertés- und BDSG-konform

Wir freuen uns über Ihren Besuch auf rentprime.de und Ihr Interesse an unserem Angebot. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie umfassend über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Nutzung unserer Website und unseres Software-as-a-Service-Angebots „Rentprime".

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (RGPD + Loi Informatique et Libertés) und sonstiger nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

KRUPKA Concept GmbH
Grabenstraße 18
40789 Monheim am Rhein
Deutschland
E-Mail: contact@rentprime.de

2. Datenschutzbeauftragter

Da eine gesetzliche Verpflichtung zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten gemäß § 38 BDSG aktuell nicht besteht, haben wir bislang keinen Datenschutzbeauftragten bestellt. Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an die oben genannte E-Mail-Adresse.

Sicherheitsvorfälle und mutmaßliche Datenschutzverletzungen melden Sie bitte an security@rentprime.de. Wir behandeln Meldungen vertraulich und reagieren innerhalb eines Werktages.

2a. Zuständige Aufsichtsbehörde Ihres Landes

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde Ihres Mitglied­staates zu beschweren (Art. 77 RGPD + Loi Informatique et Libertés bzw. Art. 77 UK GDPR). Die in Bezug auf Ihren Wohnsitz primär zuständigen Stellen sind:

• DE: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW) — ldi.nrw.de
• AT: Datenschutzbehörde (DSB) — dsb.gv.at
• CH: Eidg. Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB), DSG/revDSG anwendbar — edoeb.admin.ch
• FR: Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) — cnil.fr
• IT: Garante per la protezione dei dati personali (GPDP) — garanteprivacy.it
• ES: Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) — aepd.es
• PT: Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD) — cnpd.pt
• NL: Autoriteit Persoonsgegevens (AP) — autoriteitpersoonsgegevens.nl
• BE: Gegevensbeschermings­autoriteit / Autorité de protection des données (APD/GBA) — autoriteprotectiondonnees.be
• LU: Commission nationale pour la protection des données (CNPD) — cnpd.public.lu
• GB: Information Commissioner’s Office (ICO), UK GDPR + Data Protection Act 2018 — ico.org.uk
• DK: Datatilsynet — datatilsynet.dk
• SE: Integritets­skydds­myndigheten (IMY) — imy.se
• CZ: Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ) — uoou.cz
• PL: Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) — uodo.gov.pl

2b. Vertreter in der Union & im Vereinigten Königreich

EU-Vertreter (RGPD + Loi Informatique et Libertés Art. 27): Da unsere Niederlassung in Deutschland (EU) ist, ist gemäß Art. 27 Abs. 1 RGPD + Loi Informatique et Libertés kein zusätzlicher Vertreter erforderlich. Verantwortliche und Kontaktstelle für EU-Datenschutz­anfragen sind die unter Punkt 1 genannten Daten (KRUPKA Concept GmbH, contact@rentprime.de).

UK-Vertreter (UK GDPR Art. 27): Da wir Dienste aktiv auch in das Vereinigte Königreich anbieten (rentprime.co.uk), benennen wir vor öffentlichem UK-Launch (Juli 2026) einen UK-Repräsentanten. Bis zur formellen Bestellung können sich Personen mit Wohnsitz im UK direkt unter uk-privacy@rentprime.de mit Anfragen nach UK GDPR (insbesondere Art. 15–22) an uns wenden; wir beantworten innerhalb der gesetzlichen Frist von einem Monat.

Hinweis CH: Personen mit Wohnsitz in der Schweiz fallen unter das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG, gültig seit 01.09.2023). Anfragen nach Art. 25 ff. revDSG nehmen wir unter denselben Kontaktdaten entgegen. Die Schweiz gilt EU-rechtlich als sicheres Drittland (Angemessenheitsbeschluss).

3. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

3.1 Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Nutzer erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers oder auf einer der nachfolgend genannten Rechtsgrundlagen.

3.2 Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten

• Art. 6 Abs. 1 lit. a RGPD + Loi Informatique et Libertés — Einwilligung der betroffenen Person
• Art. 6 Abs. 1 lit. b RGPD + Loi Informatique et Libertés — Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen
• Art. 6 Abs. 1 lit. c RGPD + Loi Informatique et Libertés — Rechtliche Verpflichtung (z. B. AO, HGB)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f RGPD + Loi Informatique et Libertés — Berechtigtes Interesse

3.3 Datenlöschung und Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde (insbesondere die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen nach § 257 HGB und CGI Art. L102B (10 ans) von 6 bzw. 10 Jahren).

4. Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles

4.1 Beschreibung der Datenverarbeitung

Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. Folgende Daten werden hierbei erhoben:

• IP-Adresse des Nutzers (anonymisiert)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Verwendeter Browser und Betriebssystem
• Aufgerufene Seite und Referrer-URL
• Übertragene Datenmenge

Die Daten werden in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.

4.2 Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f RGPD + Loi Informatique et Libertés. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Auslieferung der Website, der Gewährleistung der Systemsicherheit und der Optimierung unseres Angebots.

4.3 Speicherdauer

Die Logfile-Daten werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht oder anonymisiert.

5. Hosting

Unsere Website und unser SaaS-Angebot werden auf Servern in der Bundesrepublik Deutschland (Frankfurt am Main) bei einem nach ISO 27001 zertifizierten deutschen Anbieter gehostet. Der Hosting-Anbieter wurde sorgfältig ausgewählt und vertraglich auf die Einhaltung der RGPD + Loi Informatique et Libertés verpflichtet (Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 RGPD + Loi Informatique et Libertés).

Kern- und Mieterdaten werden verschlüsselt innerhalb der Europäischen Union verarbeitet. Einzelne KI-Funktionen werden über Anthropic bzw. Google in den USA verarbeitet; diese Drittlandübermittlung ist über das EU-US Data Privacy Framework sowie EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 RGPD + Loi Informatique et Libertés) abgesichert (siehe Abschnitt 12a).

Für die KI-gestützten Funktionen (Lou-Assistent, Beleg-Erkennung) führen wir Datenschutz-Folgenabschätzungen nach Art. 35 RGPD + Loi Informatique et Libertés und Transfer-Impact-Assessments für die Drittland-Auftragsverarbeiter (Anthropic, Google, Stripe) nach EDSA-Empfehlung 01/2020 durch. Diese Unterlagen sowie unser Incident-Response-Playbook (Art. 33/34 RGPD + Loi Informatique et Libertés) stellen wir Aufsichtsbehörden und betroffenen Personen auf Anfrage unter datenschutz@rentprime.de zur Verfügung.

6. Registrierung und Nutzerkonto

Sie haben die Möglichkeit, sich auf unserer Website unter Angabe personenbezogener Daten zu registrieren. Im Rahmen des Registrierungsvorgangs erheben wir folgende Daten:

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Passwort (verschlüsselt gespeichert mit bcrypt, kein Klartext)
• Telefonnummer (optional)
• Firmendaten (bei gewerblicher Nutzung)

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b RGPD + Loi Informatique et Libertés (Vertragserfüllung). Die Daten werden für die Dauer Ihres Nutzungsverhältnisses gespeichert. Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden die Daten unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gelöscht.

7. Vertragsabwicklung — Nutzungsdaten der Software

Im Rahmen der Nutzung von Rentprime werden Sie als verantwortliche Stelle gemäß RGPD + Loi Informatique et Libertés personenbezogene Daten Ihrer Mieter verarbeiten. Wir verarbeiten diese Daten in Ihrem Auftrag als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 RGPD + Loi Informatique et Libertés. Hierzu schließen wir mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Eine Kopie ist unter /av-vertrag verfügbar bzw. wird auf Anfrage zugesandt.

Folgende Datenkategorien werden im Rahmen der Software-Nutzung verarbeitet:

• Mieterdaten (Name, Anschrift, Kontaktdaten, IBAN, Familienstand für Berechnung Wohnungsbelegung)
• Mietvertragsdaten (Mietbeginn, Mietende, Mietzins, Nebenkosten-Vorauszahlung)
• Verbrauchsdaten (Heizung, Wasser, sonstige verbrauchsabhängige Kosten)
• Belege und Rechnungen (Lieferantendaten, Kostenarten, Beträge)
• Zahlungs- und Kommunikationsverlauf zwischen Vermieter und Mieter

8. Cookies und vergleichbare Technologien

Unsere Website verwendet Cookies und vergleichbare Technologien. Detaillierte Informationen finden Sie in unserem Cookie-Banner sowie in den nachfolgenden Abschnitten.

8.1 Technisch notwendige Cookies

Wir setzen technisch notwendige Cookies ein, um die Funktionalität unserer Website zu gewährleisten (z. B. Session-Cookies zur Aufrechterhaltung Ihrer Anmeldung, Spracheinstellungen, CSRF-Schutz). Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. f RGPD + Loi Informatique et Libertés.

8.2 Funktionale Cookies

Funktionale Cookies dienen der Verbesserung der Nutzererfahrung (z. B. Speicherung von Filtereinstellungen). Diese werden nur mit Ihrer Einwilligung gesetzt. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 1 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. a RGPD + Loi Informatique et Libertés.

8.3 Statistik-Cookies

Aktuell setzen wir keine Statistik- oder Marketing-Cookies ein. Sollten wir in Zukunft entsprechende Dienste integrieren (z. B. Plausible Analytics, Matomo), wird Ihre Einwilligung über den Cookie-Banner eingeholt.

9. Kontaktaufnahme

9.1 Kontaktformular und E-Mail

Wenn Sie per Kontaktformular oder E-Mail mit uns in Kontakt treten, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b RGPD + Loi Informatique et Libertés, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f RGPD + Loi Informatique et Libertés).

9.2 KI-basierter Chatbot (Lou)

Auf unserer Kontaktseite betreiben wir einen KI-basierten Chatbot namens „Lou". Bei Nutzung des Chatbots werden Ihre Anfragen verarbeitet, um eine entsprechende Antwort zu generieren. Hierzu greifen wir auf Sprachmodell-Dienste der Anthropic PBC (USA) zurück; dabei findet eine Übermittlung in die USA statt. Anthropic ist DPF-zertifiziert (EU-US Data Privacy Framework, Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10.07.2023); zusätzlich greifen EU-Standardvertragsklauseln (SCC, Art. 46 RGPD + Loi Informatique et Libertés). Anthropic ist als Auftragsverarbeiter im AVV gelistet. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Beantwortung Ihrer Anfrage. Eine Verwendung Ihrer Eingaben zum Training der Sprachmodelle erfolgt vertraglich zugesichert nicht (Zero-Retention/kein Training laut AVV).

Bitte geben Sie keine besonders schutzwürdigen personenbezogenen Daten (Art. 9 RGPD + Loi Informatique et Libertés) im Chatbot ein. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f RGPD + Loi Informatique et Libertés. Sie können den Chatbot jederzeit verlassen und stattdessen per E-Mail mit uns in Kontakt treten.

10. Zahlungsabwicklung

Für die Abwicklung von Zahlungen nutzen wir den Dienstleister Stripe Payments Europe Ltd., Irland. Bei Zahlung per Kreditkarte werden Ihre Zahlungsdaten direkt an Stripe übermittelt; wir selbst speichern und verarbeiten keine Kreditkartendaten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b RGPD + Loi Informatique et Libertés. Weitere Informationen zum Datenschutz bei Stripe finden Sie unter stripe.com/de/privacy.

11. E-Mail- und Nachrichtenversand

Für den transaktionalen E-Mail-Versand (z. B. Passwort-Reset, Vertragsbestätigungen) nutzen wir den Dienstleister Resend / ActiveCampaign mit Servern in der EU. Für den optionalen SMS- und WhatsApp-Versand (Mieterkommunikation) nutzen wir Twilio. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f RGPD + Loi Informatique et Libertés.

12. Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten

Eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte erfolgt nur an die nachfolgend genannten Auftragsverarbeiter, soweit dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist, sowie an gesetzlich verpflichtete Stellen oder mit Ihrer Einwilligung. Folgende Auftragsverarbeiter erhalten Zugang zu Ihren Daten:

• Hosting-Anbieter (verschlüsselte Server in Frankfurt am Main, ISO-27001-zertifizierter Hoster)
• Datenbank-as-a-Service (Server in der EU)
• Stripe Payments Europe Ltd. (Zahlungsabwicklung)
• Resend / ActiveCampaign (transaktionaler E-Mail-Versand, EU)
• Twilio (SMS- und WhatsApp-Versand — nur bei aktivierter Mieterkommunikation)
• finAPI / Klarna Kosma (Bank-Sync nach PSD2 — nur bei aktivierter Kontoanbindung)
• Anthropic PBC, USA (KI-Chatbot Lou und Vertrags-Check — DPF-zertifiziert + SCC; nur bei aktiver Nutzung)
• Google LLC, USA (Gemini-Vision für Beleg-/OCR-Erkennung — DPF-zertifiziert + SCC; nur bei aktiver Nutzung)
• Supabase Inc., USA (Hosting der Anwendungs-Datenbank in der EU-Region Frankfurt; Mutter-Gesellschaft in den USA — DPF-zertifiziert + SCC)
• Cloudflare Inc., USA (CDN-, DDoS- und WAF-Schutz; Edge-Verarbeitung in der EU — DPF-zertifiziert + SCC)

Mit allen Auftragsverarbeitern wurden entsprechende Verträge gemäß Art. 28 RGPD + Loi Informatique et Libertés geschlossen.

12a. Übermittlung in Drittländer

Ihre Kern- und Mieterdaten werden verschlüsselt in der EU (Frankfurt am Main, ISO-27001-zertifizierter Hoster) gespeichert und verarbeitet. Einzelne KI-Funktionen (Lou-Chat, Vertrags-Check, Beleg-Erkennung) werden über Anthropic PBC bzw. Google in den USA verarbeitet. Diese Übermittlung in die USA ist über das EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss vom 10.07.2023) sowie EU-Standardvertragsklauseln (SCC, Art. 46 RGPD + Loi Informatique et Libertés) und ergänzende technische und organisatorische Maßnahmen (Verschlüsselung, PII-Minimierung, vertraglich zugesicherte Zero-Retention/kein Training) abgesichert. Diese Anbieter sind als Auftragsverarbeiter im AVV gelistet.

Rechtsbehelf nach EO 14086: Betroffene Personen in der EU können sich gegen US-Geheimdienst-Zugriffe auf ihre Daten an den Data Protection Review Court (DPRC) wenden. Erstanlaufstelle ist die zuständige nationale Aufsichtsbehörde (für Deutschland: LDI NRW Düsseldorf, siehe oben), die Beschwerden an die EU-Kommission und an das US Office of the Director of National Intelligence (ODNI) weiterleitet.

13. Ihre Rechte als betroffene Person

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie betroffene Person im Sinne der RGPD + Loi Informatique et Libertés und Ihnen stehen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

13.1 Auskunftsrecht (Art. 15 RGPD + Loi Informatique et Libertés)

Sie können von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, von uns verarbeitet werden.

13.2 Recht auf Berichtigung (Art. 16 RGPD + Loi Informatique et Libertés)

Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung gegenüber dem Verantwortlichen, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind.

13.3 Recht auf Löschung (Art. 17 RGPD + Loi Informatique et Libertés)

Sie können von dem Verantwortlichen verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der gesetzlichen Gründe zutrifft und soweit die Verarbeitung nicht erforderlich ist.

13.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 RGPD + Loi Informatique et Libertés)

Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen.

13.5 Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 RGPD + Loi Informatique et Libertés)

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie dem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

13.6 Widerspruchsrecht (Art. 21 RGPD + Loi Informatique et Libertés)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f RGPD + Loi Informatique et Libertés erfolgt, Widerspruch einzulegen.

13.7 Recht auf Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 RGPD + Loi Informatique et Libertés)

Sie haben das Recht, Ihre einmal erteilte datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

13.8 Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 RGPD + Loi Informatique et Libertés)

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu. Zuständig für uns ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
Telefon: +49 211 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

14. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, Manipulation und unberechtigtem Zugriff zu schützen. Hierzu gehören insbesondere:

• TLS 1.3-Verschlüsselung für die Datenübertragung zwischen Browser und Server
• AES-256-Verschlüsselung sensibler Daten auf Datenbank-Ebene
• Passwort-Speicherung ausschließlich mit bcrypt (kein Klartext)
• Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) optional aktivierbar
• Regelmäßige Sicherheits-Audits und Penetrationstests
• Backup-Strategie mit verschlüsselten Off-Site-Sicherungen
• Hosting in nach ISO 27001 zertifiziertem deutschen Rechenzentrum

15. Aktualität und Änderung der Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand Mai 2026. Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote darüber oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf der Website unter rentprime.de/datenschutz von Ihnen abgerufen und ausgedruckt werden.