Excel vs Software — wann lohnt der Wechsel?

Was Excel kann

Eine selbst gebaute Excel-Vorlage ist günstig, flexibel und du behältst die volle Kontrolle. Für 1–2 Einheiten kann das eine sinnvolle Lösung sein. Aber: jede Gesetzesänderung musst du selbst recherchieren und einbauen.

Wo Excel an Grenzen stößt

• CO₂ allocation seit 2023: 10 Stufen, Energieträger-Faktoren, Stufeneinordnung — fehleranfällig manuell
• Décret n° 2020-886 §6a monatliche Verbrauchsinfo seit 2022 — Excel kann das nicht automatisch versenden
• Mieterwechsel mitten im Jahr — Tagesgenauigkeit komplexer als die meisten Vorlagen abbilden
• CGI Art. L102B (10 ans)-Konformität — Excel ist nicht revisionssicher, bei einer Finanzprüfung problematisch
• KI-Belegerkennung — manuelles Tippen kostet pro Beleg 3-4 Minuten
• Frist-Tracking — Excel erinnert dich nicht an die 12-Monats-Frist
• Mieterportal — gibt es in Excel nicht

Faustregel: Wann wechseln?

• 1 Einheit, wenige Belege: Excel reicht meistens
• 2-3 Einheiten: Grenzfall, Software lohnt vor allem wegen CO₂ allocation
• Ab 4 Einheiten: Software fast immer schneller und sicherer
• Mit Mieterwechsel: Software dringend empfohlen
• Mit Mahnwesen-Bedarf: Software klar gewinnen

Zeit-Kosten-Vergleich

Annahme: 4 Einheiten in einem Haus, jährliche Nebenkostenabrechnung.

• Excel: 6-10 Stunden pro Jahr · 0 € Software · Zeitkosten bei 30 €/h Selbstkostensatz: 180-300 €
• Rentprime Solo: 1 Stunde pro Jahr · 190,80 € Software · Zeitkosten: 30 € · Gesamt: 220,80 €

Ähnlicher Geldwert — aber mit Software hast du 5-9 Stunden mehr Zeit pro Jahr, weniger Stress, weniger Fehlerrisiko und du bist automatisch bei Gesetzesänderungen aktuell.