Nebenkostenabrechnung erstellen — so geht’s mit Rentprime.
Die jährliche Nebenkostenabrechnung gehört zu den unbeliebtesten Vermieter-Pflichten. Rentprime macht aus zwei verlorenen Wochenenden zwei Stunden — vollautomatisch, HKVO- und CO₂KostAufG-konform, rechtssicher nach §556 BGB.
Du suchst den Software-Überblick statt der Anleitung? Zur Nebenkostenabrechnung-Software
Neun Schritte, die du nie wieder selbst machen musst.
Belege rein, Abrechnung raus. Dazwischen erledigt die Software, was sonst tagelange Excel-Arbeit wäre.
Hauptstr. 14 · 4 Einheiten · so sieht's konkret aus.
Mehrfamilienhaus mit 312 m², Erdgas-Zentralheizung, 12.000 kWh, gleichmäßige Belegung mit je 2 Personen.
Wer zahlt welchen Anteil? Rechne es direkt aus.
Der häufigste Verteilerschlüssel ist die Wohnfläche: Jeder Mieter trägt die Gesamtkosten im Verhältnis seiner Quadratmeter. Trag die Werte deiner Einheiten ein und sieh sofort, wie sich die Kosten auf deine Mieter aufteilen.
Was umlagefähig ist — und was nicht.
Rentprime hat alle 17 Kostenarten der Betriebskostenverordnung vorkonfiguriert. Verwaltungskosten, Reparaturen und Kabelfernsehen (seit Juli 2024) werden automatisch ausgeschlossen.
- Grundsteuer (öffentliche Lasten)
- Wasser & Abwasser
- Heizung & Warmwasser (HKVO)
- Aufzug (Wartung + Betriebsstrom)
- Straßenreinigung & Müllabfuhr
- Hausreinigung & Schädlingsbekämpfung
- Gartenpflege & Winterdienst
- Allgemeinstrom (Treppenhaus, Außen)
- Schornsteinreinigung
- Versicherungen (Gebäude, Haftpflicht)
- Hausmeister (ohne Verwaltungsanteile)
- Sonstige Betriebskosten (Rauchmelder, Dach)
- VerwaltungskostenWEG-Verwaltung, Buchhaltung
- Instandhaltung & ReparaturenErhaltungs- und Modernisierungskosten
- BankgebührenKontoführung, SEPA-Gebühren
- MietersucheMakler, Inserate, Bonitäts-Checks
- KabelfernsehenNeu seit Juli 2024 — Erstattungspflicht
Was Vermietern regelmäßig Geld kostet.
Diese Fehler tauchen in jeder zweiten Excel-Abrechnung auf. Rentprime verhindert die meisten davon automatisch.
So entsteht deine erste Abrechnung.
Nebenkostenabrechnung erstellen — der vollständige Leitfaden
Die Nebenkostenabrechnung — auch Betriebskostenabrechnung oder kurz Nebenkostenabrechnung genannt — ist die jährliche Aufstellung über alle umlagefähigen Betriebskosten, die du als Vermieter für ein Mietverhältnis vorschreiben kannst. Geregelt ist sie in §556 BGB und der Betriebskostenverordnung (§2 BetrKV). Du musst sie innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums an deine Mieter zustellen — sonst kannst du Nachforderungen nicht mehr geltend machen. Guthaben musst du dem Mieter trotzdem auszahlen, auch wenn du die Frist verpasst hast.
In der Praxis bedeutet das: jährlich alle Belege sammeln, nach Kostenarten sortieren, den korrekten Verteilerschlüssel pro Kostenart anwenden, für Heizkosten die HKVO §7 (70 % Verbrauch / 30 % Fläche) beachten, seit 2023 zusätzlich den CO₂-Anteil nach Stufenmodell des CO₂KostAufG aufteilen — und das alles für jeden Mieter einzeln durchrechnen, in PDF-Form gießen, postalisch oder digital zustellen. Wer das in Excel macht, verbringt damit pro Objekt typischerweise 4–12 Stunden im Jahr.
Frist nicht verpassen — §556 BGB: Die 12-Monats-Frist ist die wichtigste Frist im Vermieterleben. Hast du sie verpasst, kannst du keine Nachforderung mehr geltend machen — Guthaben musst du dem Mieter trotzdem auszahlen. Rentprime trackt die Frist pro Mietverhältnis und warnt rechtzeitig: 3 Monate vorher, dann 4 Wochen, dann 7 Tage. Auch wer mehrere Objekte mit unterschiedlichen Abrechnungszeiträumen hat, behält den Überblick.
Mieter-Einwände nach §556 BGB: Der Mieter hat seinerseits 12 Monate nach Zugang der Abrechnung Zeit, schriftlich Einwände zu erheben. Häufige Streitpunkte: nicht umlagefähige Kostenarten (Verwaltung, Reparaturen), falscher Verteilerschlüssel, fehlende Belegeinsicht. Genau deshalb erstellt Rentprime die Abrechnung von Anfang an rechtssicher — nur umlagefähige Kostenarten nach BetrKV §2, transparenter Verteilerschlüssel, Belege im Mieter-Portal archiviert. So entsteht in den meisten Fällen gar keine Diskussion.
Für wen Rentprime gemacht ist: Eine Hausverwaltung-Software für deutsche Vermieter, die ihre Abrechnung selbst machen wollen, ohne tagelang darüber zu brüten. Konkret: private Vermieter mit 1–25 Einheiten, Erbengemeinschaften mit geerbten Mehrfamilienhäusern, sowie kleine Hausverwaltungen bis 100 Einheiten. Für WEG-Verwaltungen oder professionelle Bestandshalter mit hunderten von Einheiten passt eine spezialisierte Enterprise-Hausverwalter-Software besser.